A planilha de balanço (baseado no balanço patrimonial) e a  demonstração de resultados ou de lucros e perdas são derivados do razão. Devido a sua organização em contas, o razão permite que se observe o impacto de todas as transações que as movimentam a cada momento. O razão deve incluir a data, a descrição do  lançamento (conta e contra-conta ou contra partida, acompanhada de histórico e documentos de referência) e o saldos entradas para cada conta contábil. Ele geralmente é dividido em outras categorias sendo o razão de contas-correntes, o mais comum.

No Razão são indicadas todas e cada uma das operações da entidade, na medida e ordem em que ocorrem, assim como as alterações qualitativas e quantitativas por elas produzidas nos recursos aplicados e nas origens destes recursos.